Wie ist eine rechtssichere E-Mail Archivierung zu bewerkstelligen?

Am 1. Januar 2017 ist es endgültig soweit: Dann gelten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) ohne Wenn und Aber. Alle anderen Vorschriften des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen werden an diesem Stichtag hinfällig. Davon betroffen ist auch das Thema E-Mail Archivierung, das in diesem Zusammenhang mittlerweile einen breiten Raum einnimmt.

Die GoBD wurden vom BMF am 14. November 2014 veröffentlicht und haben die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) sowie die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) abgelöst. Damit trug das Ministerium dem Umstand Rechnung, dass die papierlose Buchführung, der elektronische Datenaustausch und die digitale Dokumentation relevanter Geschäftsvorfälle seit längerer Zeit üblich sind und ihr Umfang weiter wächst. Einen besonderen Fall stellen dabei E-Mails dar.

Grundsätzliches zur E-Mail Archivierung

Haben E-Mails die Funktion eines Belegs oder eines Geschäftsbriefes, müssen sie wie andere Unterlagen den üblichen Fristen entsprechend aufbewahrt werden. Das gilt auch für steuerlich relevante Anhänge, zum Beispiel Angebote oder Rechnungen. Ist der E-Mail-Text lediglich ein Begleitschreiben, mit dem eine Rechnung versendet wird, kann die Mail gelöscht werden – vergleichbar einem Briefumschlag, der in den Papierkorb wandert. Es wird dann nur die Rechnung archiviert, die allerdings die vollständigen Pflichtangaben für die steuerliche bzw. umsatzsteuerliche Veranlagung enthalten muss.

Solche E-Mails, die der Archivierungspflicht unterliegen, müssen wie alle elektronisch erzeugten Dokumente inklusive ihrer Datenanhänge jederzeit verfügbar, vollständig, manipulationsgeschützt und maschinell auswertbar vorliegen. Nach den Anforderungen der GoBD reicht es nicht, sie nur auszudrucken und in Papierform abzulegen. Geschieht die E-Mail Archivierung verschlüsselt, muss gewährleistet sein, dass ein Steuerprüfer jederzeit einen unverschlüsselten Zugriff erhält und die Mails per Volltextsuche prüfen sowie maschinell auswerten kann.

Je nach Art der E-Mails und ihrer steuerlichen Relevanz ist eine Aufbewahrungsfrist von sechs bis zehn Jahren einzuhalten. Für Unternehmen mit digitalem Geschäftsverkehr bedeutet das einen großen Aufwand, denn sämtliche Ein- und Ausgangsrechnungen, Angebote, Handelsbriefe etc. sind entsprechend den GoBD zu archivieren und jederzeit abrufbereit zu halten.

Was passiert mit privaten E-Mails?

Ein wichtiger Punkt der E-Mail Archivierung ist die Frage, wie mit privaten Nachrichten umgegangen wird. Wenn ein Unternehmen seinen Mitarbeitern erlaubt, private Mails über die eigenen Mailserver oder Provider zu versenden und diese ebenfalls gespeichert werden, könnte es Probleme im Hinblick auf den Datenschutz geben. Zwar können die Mitarbeiter mit einer innerbetrieblichen Vereinbarung der Speicherung zustimmen, allerdings haben dann immer noch die externen Empfänger und Absender das Recht auf den Schutz ihrer Privatsphäre. Es macht deshalb Sinn, private von geschäftlichen E-Mails strikt zu trennen.

Eine gute Softwarelösung ist die beste Lösung

Für Unternehmen – selbst für kleine Betriebe – ist die Aufgabe der rechtssicheren E-Mail Archivierung, die alle steuerrelevanten Vorschriften erfüllt, auf manuelle Weise kaum oder nur mit hohen Kosten zu bewältigen. Das gilt erst recht, wenn auch private Nachrichten einbezogen werden. Die beste und günstigste Lösung ist eine leistungsfähige Software für die E-Mail Archivierung, die sämtliche Anforderungen an Rechtssicherheit erfüllt und zusätzlich über Funktionen verfügt, die zum Beispiel eine einfache Suche ermöglichen.

Die Software muss folgende Aufgaben erfüllen:

1. Alle E-Mails müssen vollständig erfasst und archiviert werden, am besten noch vor der Weiterleitung an die entsprechenden Adressaten.
2. Die Archivierung muss originalgetreu und ohne Verluste von Informationen erfolgen.
3. Sämtliche archivierten E-Mails müssen vor Manipulationen sicher sein.
4. Alle Nachrichten müssen so lange vor dem Zugriff von einfachen Benutzern geschützt sein, wie es die Aufbewahrungsfristen vorschreiben, damit keine E-Mails vorzeitig gelöscht werden können.
5. Sämtliche Dokumente müssen im Falle einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt lückenlos einzusehen und zu durchsuchen sein.

Es sollte deutlich geworden sein, dass eine sichere E-Mail Archivierung ein sehr komplexes Thema ist, das nicht auf die leichte Schulter genommen werden darf. Dies gilt für Freiberufler und Einzelunternehmer genauso wie für kleine und mittelständische Unternehmen sowie für Großkonzerne.

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